Sistema de WorkFlow

Diagrama de Procesos

Módulos para el Usuario

Módulo “Bandeja de Entrada de Autorización”

Mediante el módulo “Bandeja de Entrada de Autorización” el usuario puede consultar los documentos pendientes de su aprobación. Adicionalmente el módulo le muestra el histórico de aprobaciones para ese documento, indicando usuario y fecha de la operación.

Configuración para el Administrador

Módulo “Listas de Autorización”

Mediante el módulo “Listas de Autorización” se crean diferentes listas de autorizadores, indicando orden, institución, departamento y cargo. Luego el administrador podrá asignar cada lista a uno o varios tipos de documento.

Es posible poner diferentes tipos de “conexión” para cada item que se agrega en la Lista de Autorización.

Si se agregan items con conexión de tipo “Y”, significa que DEBERAN APROBAR TODOS los indicados, sin importar el orden en que lo hacen.

Si se agregan items con conexión de tipo “O”, significa que PUEDE APROBAR CUALQUIERA DE LOS INDICADOS, incluyendo el Item anterior al primero con conexión de tipo “O”, que puede ser de tipo “Y” o “Luego”.

Si se agregan items con conexión de tipo “Luego”, significa que debe aprobar el grupo anterior ANTES que el item agregado.

En Resumen: Cada Item con conexión de tipo Luego inicia un grupo, el cual pued estar conformado por items con conexión de tipo “O” o “Y”

Ejemplo:

1. Luego... Pedro
2. o... Jose
3. y... Juan
4. o... Maria
5. o... Cesar
6. Luego Andres
7. o.. Marcela

Con esta configuración se entenderá que: 1. Hay dos grupos de autorización, el primero formado por Pedro, Jose, Juan, Maria y Cesar, y el segundo formado por Andres y Marcela

En primera instancia deben aprobar Pedro Y Juan. Opcionalmente puede aprobar Jose en lugar de Pedro y pueden aprobar Maria o Cesar en lugar de Juan.

Luego que el primer grupo apruebe, deberá aprobar Andres y puede aprobar Marcela en lugar de Andrés.

Módulo “Selección de Lista de Autorización”

Mediante el módulo “Selección de Lista de Autorización” se determina que condiciones deben evaluarse para cada documento que es puesto en curso con el objetivo de determinar que Lista de Autorización le debe ser asignada.

Las condiciones se evalúan según el orden indicado, partiendo desde la Unidad Orgánica correspondiente al usuario que pone en curso el documento. La primer condición cuya evaluación da VERDADERO causa la asignación de la Lista de Autorización determinada al documento.

En caso de no existir condiciones que evaluén verdaderas para ese documento y para esa Unidad Orgánica, se procede a subir en el clasificador de Unidades Orgánicas evaluando las condiciones en cada una de las Unidades superiores.

Si no se encuentra una condicion verdadera para ninguna Unidad Orgánica en la institución, es posible especificar que el documento se apruebe automáticamente o que sea rechazado. (Configuración del Departamento de Sistemas)

Módulo “Bandeja Maestra de Autorización”

Mediante el módulo “Bandeja Maestra de Autorización” el administrador puede consultar todos los documentos pendientes de aprobación existentes en el sistema. Adicionalmente el módulo le muestra el histórico de aprobaciones para ese documento, indicando usuario y fecha de la operación.