Para la utilización del Sistema de Formulación, es necesario se haya completado la carga inicial de datos. Estos datos incluyen: El Organigrama Institucional y el Clasificador de Cargos ( Ver Guía de Carga Inicial del Sistema ) y serán completados por cada jurisdicción y aprobados por la Dirección General de Presupuesto.
El primer paso para iniciar la formulación presupuestaria de un período, consiste en la "apertura" de dicho período para formulación. Realizar la apertura de un período (módulo Apertura de Período) consiste en establecer el monto total a presupuestar para cada Nivel Institucional (tanto para ingresos como para egresos), y luego distribuir dicho monto entre las diferentes Instituciones Locales dependientes de cada Nivel. Se deberá ingresar un monto total y su distribución entre las Instituciones Locales será por Fuentes de Financiamiento y Organismos Financiadores.
Una vez abierto el período de formulación, cada una de las Instituciones Locales y sus Unidades Ejecutoras podrán ingresar a Formulación de Egresos, donde definen sus Estructuras Programáticas, estableciendo sus programas, subprogramas, proyectos y actividades u obras y los créditos presupuestarios por objeto del gasto y fuente de financiamiento. La Dirección General de Presupuesto tiene acceso a este módulo a fin de controlar y corregir los datos introducidos por las instituciones.
Las Instituciones, una vez ingresadas todas las estructuras programáticas hasta el nivel de objeto y fuente de financiamiento, procederán a realizar la Carga de Importes de Gastos donde se incorporan los montos a cada registro de gasto formulado.Con la creación de las estructuras programáticas y la adición de los montos presupuestarios, estará concluida la parte financiera de la formulación.
Como paso siguiente, se debe realizar la carga de las descripciones de cada una de las estructuras programáticas adicionadas,es decir de cada Programa, subprograma, proyecto y actividad u obra creado. De la misma forma se debe incorporar las Metas para los niveles de Programas, subrprogramas y proyectos y de las tareas o volúmenes de trabajo para las actividades y obras respectivamente.Para esto ingreso en Descripciones de Programas y Actividades dentro de este módulo también se puede incorporar para cada uno de los proyectos existentes, la Programación física y financiera de cada una de las obras.
Una vez cargadas las estructuras programáticas, es necesario asignar las Unidades Ejecutoras para los distintos niveles de la estructura programática, a este fin se ingresa al módulo de Asignación de Unidad Ejecutora y Finalidad donde se relacionan los Programas con el Organigrama de la Institución, estableciéndose al mismo tiempo la Finalidad y Función de cada programa.
Una vez establecidas las unidades ejecutoras, la Dirección Administrativa y Financiera podrá establecer topes de importe para cada programa, distribuyendo el crédito dado a la institución local (siempre diferenciando cada una de las fuentes de financiamiento). Los topes se establecen mediante el módulo Topes por Programa
Corresponde a la Dirección General de Presupuesto, como órgano rector del SISTEMA DE PRESUPUESTO el control, la supervisión y el seguimiento conceptual de todas las actividades descriptas anteriormente como a carga de las jurisdicciones y entidades, como así tambien la realización de las correcciones necesarias.
Una vez abierto el período, la institución rectora, podrá preparar el presupuesto de ingresos, (mediante el módulo Formulación de Ingresos), asociando a cada rubro, las fuentes de financiamiento correspondientes. Se ingresa al módulo con el objeto de anidar los códigos de rubros con sus Fuentes de Financiamiento y Organismos Financiadores. Luego de realizar la anidación (preparar la estructura) se continúa con la Carga de Importes, mediante el módulo Carga de Importes , donde se ingresan los importes para la estructura anidada en pasos anteriores.
Una vez ingresados los datos para gastos e ingresos, en la Vista Consolidada del Presupuesto es posible verificar el correcto equilibrio presupuestario por Institución y por Fuente de Financiamiento.
Mediante el módulo de Diseño de Reportes de Formulación ud puede seleccionar y analizar todos los datos de la formulación.